Cara Mengirim Email Yang Baik dan Benar

Lowongan Kerja Terbaru 2016 - Jika jaman dulu kita mengirim surat harus ke kantor pos, tetapi sekarang sudah  beresolusi. Mengirim surat sekarang bisa lewat email atau surat elektronik, mengaksesnya pun menjadi kian mudah bisa dari PC, Laptop bahkan Smartphone yang ada dalam genggaman. Namun ada yang perlu diketahui yaitu "Etika mengirim email" atau bagaimana sih Cara mengirim email yang baik dan benar untuk seorang profesional seperti anda.

 

Yuks simak bareng-bareng ini dia "Cara mengirim email yang baik dan benar":

1. Pikirkan Isi Email dengan Baik

Jika anda akan mengirim email maka hal yang pertama anda lakukan adalah pikirkan isi dari Email anda tersebut dengan baik. Hal ini sangat diperlukan mengingat Email sama seperti halnya surat pada umumnya adalah jenis berbagi informasi tak langsung (Bukan komunikasi langsung) sehingga perlu diperhatikan susunan tata bahasa yang anda gunakan agar mudah untuk dimengerti dan tidak menimbulkan ambigu apalagi jika email tersebut urusan kantor maka anda benar-benar harus terlihat profesional.

2. Pemberian To / CC/ BCC

Hal ini mungkin sering di sepelekan atau dianggap tidak penting bahkan ada mungkin yang belum tahu. Adanya pilihan To / CC / BCC itu bukan sekedar hiasan tetapi ada fungsinya sob, jadi seperti ini: To itu digunakan untuk penerima langsung, misalnya kamu akan mengirim email ke si A tinggal tulis email si A tadi di kolom To, CC atau Carbon Copy adalah email yang anda anggap perlu juga untuk menerima apa yang disampaikan dalam email anda atau singkatnya semacam tembusan, yang terakhir BCC atau Blind Carbin Copy yaitu semacam tembusan juga atau seperti CC tadi tetapi pada BCC ini lebih rahasia karena orang yang anda kirim email To dan CC tidak akan tau BCC nya.

Sebagai warning untuk ketentuan pem-Forward-an email adalah selain email dengan rujukan "TO" maka anda tidak berhak untuk memforward email tersebut (Jangan forward email yang ditujukan ke anda sebagai CC atau BCC)

3. Ukuran Attachment

Sebuah email dari berbagai penyedia layanan email menyediakan Attachment, tetapi dalam penggunaannya kalian juga harus effektif dan efisien mengingat pertama besaran attachment yang di perbolehkan terbatas (Misalnya Gmail.com yang memperbolehkan sampai dengan 25 MB) maka jika melebihi itu email tidak dapat di proses. Keduanya anda harus mempertimbangkan kuota dari si penerima email jika email dari anda Attachment nya terlalu besar ditambah lama waktu untuk mendownloadnya.

4.  Jangan Menghapus Email

Penghapusan email boleh dilakukan pada email-email yang tidak penting, tetapi jika itu hal yang penting maka jangan hapus email tersebut, fungsinya adalah sebagai pengingat apalagi jika email itu masih bersambungan dengan kiriman email selanjutnya. Satu hal lagi jika email itu masih bersambung maka jangan buat email baru melainkan dengan reply atau balas sehingga email selanjutnya akan berada satu tab dan saling bersambungan.

5. Perhatikan penulisan

Penulisan perlu diperhatikan dalam penulisan email terutama soal penulisan dengan huruf kapital, gunakan huruf kapital seperlunya karena itu sebagai penunjuk penekanan akan suatu poin tetapi jika berlebihan akan menunjukan kekurang sopanan atau bentuk kekesalan atau marah karena persepsi yang sudah di bangun sebelumnya adalah seperti itu.

6. Awalan dan akhiran

Dalam menulis email kalian juga harus memiliki tata sopan santun seperti halnya bertamu, mengeluarkan pendapat atau seperti berkirim surat dalam bentuk fisik. Untuk berkirim email baiknya awali dengan salam bisa assalamualaikum, dear, hai dan sebagainya, begitupula saat selesai email tersebut tutup lah dengan salam dan terimakasih.

7. Jangan spam!

Untuk poin ke-7 sekaligus terakhir ini bukan hanya untuk profesional bahkan untuk email pribadi harap diperhatikan. Perbuatan spam ini biasanya tidak disukai bahkan sering dianggap mengganggu apalagi informasi dalam email yang dikirimkan kepada anda tersebut buanlah hal yang orang tersebut butuhkan. Satu lagi yang perlu di ingat jika info yang anda bagikan lewat email tersebut anda ambil dari tempat lain jangan lupa untuk sertakan sumber (Sumber jangan di hapus)

Mungkin itu sekelumit tips dari kami semoga bermanfaat dan apabila ada yang mau menambahkan atau saran bisa tinggalkan di kolom komentar. Terimakasih :)